Những điều bạn cần biết về hóa đơn điện tử

Trong thời đại 4.0, xu hướng chuyển đổi công nghệ số ngày càng trở nên mạnh mẽ hơn. Vì lý do đó, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn chuyển sang hóa đơn điện tử để dễ dàng quản lý và tiết kiệm thời gian. Trong bài viết dưới đây, Nhất Việt sẽ cung cấp cho các bạn những thông tin cần biết về hóa đơn điện tử.

Xem thêm: 

• Tìm Hiểu Thông Tin Về Hóa Đơn Điện Tử Mới Nhất
• Những điều mà các doanh nghiệp nên biết về chữ ký số

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là tập hợp những dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế và lưu trên máy tính của các bên theo quy định chung của pháp luật về giao dịch điện tử.

Có những loại hóa đơn điện tử nào?

Có 4 loại hóa đơn điện tử chính sau đây:

• Hóa đơn giá trị gia tăng: áp dụng cho những người mua bán hàng hóa phải kê khai thuế giá trị gia tăng theo hình thức trừ khấu hao.
• Hóa đơn bán hàng: dành cho những người mua bán hàng hóa kê khai thuế gia tăng bằng hình thức trực tiếp.
• Hóa đơn xuất khẩu: dùng cho các hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ sang nước ngoài. Việc xuất và thu chi ở thuế quan phải theo luật quốc tế cùng với quy định của luật thương mại và luật thương mại điện tử.
• Các loại hóa đơn khác như: vé điện tử, tem điện tử, phiếu xuất kho, các chứng từ điện tử có cùng nội dung.

Ưu điểm vượt trội của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử có nhiều ưu điểm so với hóa đơn giấy thông thường bởi sự tối ưu hóa cách hoạt động và vận hàng, giúp đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho người sử dụng.

Giúp tiết kiệm thời gian và chi phí

Hóa đơn điện tử có chi phí thấp hơn đáng kể so với hóa đơn giấy bởi nó không cần chi phí vận chuyển và bảo quản. Vì thế, các doanh nghiệp có xu hướng lựa chọn hóa đơn điện tử để tiết kiệm các loại chi phí.

Khi sử dụng loại hóa đơn này, bạn có thể tra cứu hóa đơn điện tử hoặc hủy hóa đơn điện tử chỉ bằng các thao tác trên máy tính hoặc điện thoại có kết nối internet. Điều này sẽ giúp tiết kiệm nhiều thời gian và công sức đi lại hơn so với hóa đơn giấy truyền thống.

Phương thức gửi đa dạng

Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều cách để gửi hóa đơn điện tử cho cá nhân hoặc tổ chức như qua SMS, Zalo hoặc Email,...

Độ bảo mật cao

Đối với các cá nhân hoặc tổ chức, việc bảo mật thông tin là điều vô cùng quan trọng và cần thiết. Hóa đơn điện tử có thể đảm nhiệm tốt nhiệm vụ bảo mật thông tin bởi nó được biên soạn và lưu trên hệ thống phần mềm, có thể quản lý hóa đơn điện tử và trích xuất thông tin ngay trên phần mềm máy tính.

Những thông tin cần có trong hóa đơn điện tử

Để đáp ứng đủ các điều kiện của hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần có các thông tin sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn.
• Thời gian lập hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua.
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, thành tiền, thuế giá trị gia tăng,...
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của cả người bán và người mua.
• Phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước; chiết khấu thương mại, khuyến mãi (nếu có),...

Một số thắc mắc phổ biến về hóa đơn điện tử

Dưới đây, Nhất Việt sẽ giải đáp một số câu hỏi phổ biến về hóa đơn điện tử.

Sau khi thanh toán, khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử bằng hình thức nào?

Khách hàng có thể nhận hóa đơn qua tin nhắn SMS hoặc email ngay sau khi thanh toán hóa đơn. Ngoài ra, khách hàng cũng có thể nhận hóa đơn điện tử qua hệ thống trung gian cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Các cách xuất hóa đơn điện tử có thể được thực hiện qua các phần mềm của bên thứ ba.

Người mua kê khai thuế như thế nào nếu nhận hóa đơn điện tử?

Người mua nhận được hóa đơn của bên bán có thể kê khai thuế như trình tự bình thường đối với hóa đơn giấy. Người mua có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho mình hóa đơn điện tử có thể chuyển đổi ra giấy, có chữ ký và dấu của người bán để làm giấy tờ cho quyết toán thuế hoặc giấy tờ vận chuyển hàng hóa trên đường.

Có thể sử dụng đồng thời hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử hay không?

Một số doanh nghiệp hoặc tổ chức vẫn sử dụng song song hai loại hóa đơn. Tuy nhiên, có một vài điểm cần lưu ý như sau:

• Không được xuất hai hình thức cho cùng một hóa đơn.
• Chỉ sử dụng cùng lúc hai hóa đơn với mặt hàng hoặc dịch vụ kinh doanh khác nhau.
• Chú ý các quy định về thời gian để tránh các vi phạm không đáng có.