Những điều mà các doanh nghiệp nên biết về chữ ký số

Hiện nay, chữ ký số đang được nhiều doanh nghiệp/cá nhân sử dụng rộng rãi. Đặc biệt là các doanh nghiệp, vì nó giúp thuận tiện hơn trong việc giao dịch và quản lý tài liệu. Hôm nay cùng tìm hiểu dịch vụ này tại công ty Nhất Việt nhé! 

Xem thêm: 

• Chữ Ký Số - Lý Do Số 1 Các Doanh Nghiệp Cần Phải Có?
• Những điều bạn cần biết về hóa đơn điện tử
  

Chữ ký số là gì? 

Có nhiều định nghĩa về chữ ký số, nhưng hiểu một cách đơn giản thì là token, chữ ký số / chứng thư số / token điện tử… là thiết bị mã hóa toàn bộ dữ liệu và thông tin của công ty. Sử dụng chữ ký điện tử thay cho chữ ký tay trên các tài liệu khác nhau. Có thể dễ dàng giao dịch qua trực tuyến hoặc điện tử.

Token điện tử có thể được chia thành hai phần chính:

• Phần cứng giống USB (được gọi là USB token) và được bảo vệ bằng mật khẩu hoặc mã PIN
• Chứng thư số là một bộ phận cấu thành của chữ ký số và chứa toàn bộ dữ liệu được mã hóa của doanh nghiệp.

Các trường hợp thường dùng chữ ký điện tử 

Chữ ký số được dùng cho mục đích gì? Chắc hẳn doanh nghiệp nào cũng sẽ thắc mắc về mục đích sử dụng chữ ký điện tử đúng không nào! Dưới đây là một số trường hợp mà các doanh nghiệp có thể tham khảo:

Nộp thuế điện tử

Nếu trước đây các doanh nghiệp phải ra trực tiếp Kho bạc Nhà nước để nộp thuế thì hiện nay doanh nghiệp chỉ cần dùng token chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng đến Kho bạc Nhà nước theo hình thức online.

Kê khai bảo hiểm xã hội

Việc thông báo giảm, tăng, điều chỉnh lương cho nhân viên lên bảo hiểm xã hội cũng có thể dùng chữ ký số và chữ ký điện tử sẽ nhanh chóng hơn

Kê khai thủ tục hải quan

Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu rất cần thực hiện nhiều thủ tục liên quan đến hải quan thì việc sử dụng chữ ký số là cách tiết kiệm chi phí và thời gian tốt nhất.

Kê khai thuế qua mạng

Các thủ tục liên quan đến cơ quan thuế như nộp báo cáo quý, BCTC, nộp tờ khai môn bài,... đến các hồ sơ như giấy phép kinh doanh đều dễ dàng thực hiện qua internet với chữ ký điện tử.

Đăng ký kinh doanh

Nếu bạn có kinh nghiệm trong việc làm thủ tục thành lập cùng chữ ký điện tử qua hệ thống trực tuyến thì cũng giúp bạn tối ưu thời gian.

Giao dịch ngân hàng trực tuyến

Hiện nay hầu như các ngân hàng đều có thể thực hiện giao dịch trực tuyến, doanh nghiệp có thể sử dụng token để giúp giao dịch trở nên nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo tính pháp lý cao. Bên cạnh đó, các cá nhân vẫn có thể sử dụng chữ ký số cá nhân để giao dịch với ngân hàng.

Lợi ích mà token điện tử mang lại là gì?

• Chữ ký số giá rẻ là thiết bị đảm bảo tính bảo mật và chính xác cho mọi thông tin của doanh nghiệp
• Các hồ sơ và tài liệu trực tuyến được công nhận về mặt pháp lý và có giá trị tương đương với các tài liệu thông thường. Như vậy, đây là được xem là bằng chứng mang tính hợp pháp giúp các cá nhân/tổ chức an tâm hơn khi giao dịch.
• Chữ ký điện tử sẽ giúp bạn trao đổi thông tin nhanh chóng và dễ dàng, sắp xếp hợp lý, tiết kiệm nhiều thời gian đi lại và không cần đến các tài liệu in ấn truyền thống. Việc ký kết cũng có thể diễn ra ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào.

Những lưu ý khi sử dụng chữ ký số cho doanh nghiệp 

Bên cạnh những lợi ích của việc tạo chữ ký số thì doanh nghiệp cũng nên lưu ý những điều sau đây nhé:

Đăng ký đầy đủ thông tin

Khi đăng ký mẫu chữ ký số điện tử, doanh nghiệp phải cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ như số điện thoại, địa chỉ email của công ty. Khi đó, các hoạt động liên quan đến chữ ký số sẽ được thông báo qua email để giúp tối ưu hoá và dễ dàng kiểm soát thông tin. 

Bảo đảm trong việc sử dụng chữ ký số

Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để thực hiện giao dịch với các cơ quan, tổ chức của Nhà nước. Chữ ký điện tử không thể sử dụng để chuyển tiền từ tài khoản doanh nghiệp sang tài khoản cá nhân. Điều này cho phép các doanh nghiệp an tầm hơn về mức độ bảo mật khi sử dụng. 

Với token điện tử, các doanh nghiệp không cần phải quản lý và phân loại giấy tờ như cách truyền thống. Các tổ chức / doanh nghiệp có thể ký trực tuyến và lưu giữ các hồ sơ và thông tin như hợp đồng, báo cáo thanh toán, báo cáo tài chính, hồ sơ quản lý,....